昆明理工大学货物及服务采购管理办法

 

 

  昆理工大校字201533        

                    昆明理工大学关于印发

《货物及服务采购管理办法(试行)》的通知

 

各院、部、处、室、馆、中心及直属部门:

《昆明理工大学货物及服务采购管理办法(试行)》已经学校研究通过,现印发给你们,请遵照执行。

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                昆明理工大学

                                                                                         2015327

 

昆明理工大学货物及服务采购管理办法(试行)

第一章 总则

第一条      为加强和规范学校货物及服务采购管理工作,进一步提高采购工作效率,加强采购各环节的监督和管理,进一步提高资金使用效益,优化资源配置,建立“运行规范、公开透明、权责明晰、运转高效、监管到位”的采购管理运行机制和廉政风险防控长效机制,促进学校事业发展,依据《中华人民共和国政府采购法》和其他法律、法规的有关规定,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条      本办法适用于使用财政性资金采购云南省依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物和服务。

第三条      财政性资金指纳入预算管理的资金。包括各类纳入学校财务综合预算资金、财政专项资金、预算执行中财政追加的资金、纵向科研经费等。

以财政性资金作为还款来源的借贷资金,视同财政性资金。采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的,使用财政性资金采购的部分,适用本办法;财政性资金与非财政性资金无法分割采购的,统一适用本办法。

第二章  采购管理机构及职责

第四条      货物及服务采购管理工作由实验室管理处牵头负责,纪检监察室、审计处负责监督,财务处、各申购部门配合,各部门工作职责划分如下:

(一)实验室管理处工作职责

1.统筹管理学校货物及服务采购工作,制定学校采购管理办法及实施细则;

2.负责采购项目的申报、招标、定标申报、合同签订与履行、验收、建账及支付等环节管理;

3.负责学校采购项目档案资料的收集、整理与归档;

4.负责学校采购队伍建设及人员培训;

5.负责将各学院采购工作管理情况纳入实验室管理绩效进行考核;

6.宣传国家及云南省有关政府采购的法律和法规。

(二)纪检监察室工作职责

1.负责对采购工作进行程序监督;

2.受理学校采购相关投诉;

3.对采购过程中发现的违规、违纪部门或个人进行调查处理。

(三)审计处工作职责

1.对学校采购项目、招标、合同签订及履约、验收及支付等环节进行咨询、评价或确认;

2.对相关采购项目进行审计。

(四)财务处工作职责

1.根据部门提供的采购需求,编报学校采购预算;

2.根据学校采购预算,筹措采购资金;

3.办理采购资金支付审核与结算。

(五)各申购部门工作职责

1.组建采购工作组。工作组成员原则上由部门班子成员、相关系(室)主任、教职工代表及各部门纪检委员组成,工作组由3人以上单数组成,工作组组长原则上由各部门主要负责人兼任。工作组职责:

1)审核、论证本部门采购项目及预算;

2)审核采购文件;

3)确定自行采购(专业设备)询价供应商;组织自行采购评审,推荐成交供应商;

4)审核合同文本及合同的变更;

5)对相关采购项目进行验收。

2.各部门主要负责人工作职责:

1)推荐专家评委参与项目招标;

2)审核并签字确认采购文件、合同文本;

3)协调处理采购过程中相关事宜;

4)配合相关部门,做好对采购项目质疑或投诉的调查工作;

5)各部门可根据工作实际情况,部门主要负责人可将相关审批签字权授权相关业务分管领导进行签字,授权函须报实验室管理处备案。

3.确定政府采购管理员。政府采购管理员原则上由各部门办公室主任或实验中心主任兼任,其主要职责是:

1)负责部门采购日常管理工作;

2) 按财政厅或实验室管理处采购申报材料要求,汇总、审核部门拟申报采购材料。实验室管理处仅接收由各部门政府采购管理员上报的符合规范的申请材料;

3)参加实验室管理处、纪检监察室等部门组织的相关培训;

4)负责组织部门内部采购政策、程序、要求等的宣讲与培训。

4.确定各采购项目经办人。项目经办人工作职责:

1)编制采购计划及预算;

2)按政府采购有关规定和要求,组织各类论证或准备相关申报材料;

3)按专家意见,修改采购文件;

4)审核合同文本;

5)督促供应商按合同要求履约;

6)协调处理采购过程中相关事宜。

5.各部门政府采购管理员执行AB角工作制,由各部门选定政府采购管理员协办人员,以确保采购工作的顺利进行。

6.各部门党政联席会(主任办公会或处务会)应按“三重一大”事项决策有关制度要求,对部门各项采购工作进行集体研究决策。

7.各部门纪检委员须对部门采购各环节执行国家及云南省政府采购相关法律、法规,学校相关管理规章制度情况进行监督。

8.各部门可根据自身实际情况,制定相应采购管理办法,完善内部采购流程、工作职责及监管措施,确保内部采购程序的合法、规范与高效。

第三章  采购管理程序

第五条      采购项目申报执行预算申报制和临时计划制两种方式。

第六条      预算申报制按以下规定申报

采购预算是反映年度采购项目及资金的计划,是财务预算的重要组成部分,是政府采购工作的基础,也是确保采购工作顺利实施的前提和保障。

对于财政性资金已落实的项目,按以下预算制管理程序实行:

(一)各申购部门应根据工作和科研计划的实际需要,本着“保证重点、兼顾一般、勤俭节约、实事求是”的原则,按实验室管理处通知要求,编报完成本部门下一年度采购项目与预算,采购项目与预算必须经各部门采购工作组论证,并形成论证报告和详细采购清单。论证报告需明确采购项目实施的理由、论证意见、必要性和意义等内容,详细采购清单需明确品名、参数、数量、金额等内容。

(二)各申购部门采购项目与预算须经部门党政联席会(主任办公会或处务会)集体研究同意后,由部门采购管理员报实验室管理处。

(三)实验室管理处根据各部门申报内容,结合学校实际,科学分类、综合平衡,提出学校下一年度采购项目计划草案。

(四)由实验室管理处聘请专家对采购项目计划草案进行论证,申购部门根据专家意见对采购项目进行修改。待采购项目进一步完善后,由实验室管理处报校长办公会审议后由财务处编报学校下一年度采购预算。

(五)经学校审定并报请相关上级监管部门批复的学校采购项目与预算,是学校下一年度采购项目执行和实施的根本依据,一般不作调整。

(六)申购部门未按规定及要求填报下一年度政府采购预算,年度执行过程中又以已批复文件作为资金来源文件申报政府采购项目的,实验室管理处不再受理。

第七条      临时计划制按以下规定申报

申购部门可按以下临时计划管理程序申报采购项目。

(一)由项目经办人向部门采购管理员提交采购申请,经部门采购管理员分类、汇总采购计划,形成采购项目后,报部门采购工作组审核,经部门采购工作组论证、审核通过后,报部门党政联席会(主任办公会或处务会)集体研究同意,方能申报采购项目。

1.申购部门使用科研项目经费、人才引进经费、学科建设费进行采购的,在由项目资金业务主管部门(科技处、人事处或学科办)审批同意后,可直接报实验室管理处申请采购。

2.申购部门申请其它财政性资金购置货物或服务采购项目的,须报部门分管校领导审核或报校长办公会审议。

(二)实验室管理处定期集中组织临时计划采购项目申报工作。申购部门要结合实际需求,科学分类、综合平衡、统筹规划教学及科研采购需求,提前规划与申报,以加强采购的计划性,避免因采购周期而耽误教学及科研工作。

第八条      申报要求

(一)申请采购金额在20万元及以上的单台套仪器设备或软件需提供专家论证报告。专家组成员由5人或以上单数组成,至少需有1名非本部门专家。

(二)申请采购进口产品或以单一来源方式进行采购,需按云南省财政厅有关进口产品或单一来源采购规定程序和要求组织专家进行论证,并提供相应材料。

(三)申请采购项目应优先购买国产名优产品、自主创新产品和节能产品,无特殊原由,应尽量避免采购进口产品或其他国内产品。

(四)申购部门应在市场询价基础上科学合理编报采购项目预算。每台套设备应分别向不少于三个品牌的供应商进行询价。

(五)申购部门采购清单,只报品名、技术指标、数量和金额,不得指定品牌、型号(控购小汽车、协议定点采购方式除外)和供应商。采购项目的技术指标,应是所有品牌的共性技术指标,不得以某一品牌特有的技术指标作为技术要求。

(六)在一个财政年度内,申购部门将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购,累计资金数额超过公开招标数额标准的,属于以化整为零方式规避公开招标,但项目预算调整或者经批准采用公开招标以外方式采购除外。

第九条      采购实施环节的管理

(一)实验室管理处根据采购预算安排及学校采购需求,向省教育厅、财政厅申报采购项目,待项目审核同意后,方能组织采购。

(二)实验室管理处根据批复组织形式及采购方式组织采购。

1.组织形式

1)财政厅批复为政府集中采购的计划,由实验室管理处委托云南省指定的集中采购机构组织采购。

2)财政厅批复为部门集中采购的计划,实验室管理处可委托通过招标方式确定的采购代理机构组织采购。

3)财政厅批复为自行采购的计划,办公桌椅及办公自动化设备由实验室管理处委托通过招标方式确定的采购代理机构组织询价采购,其它专用仪器设备可由使用部门自行组织询价采购。

2.采购方式

1)协议定点采购

①实行政府集中协议定点采购的项目,在协议定点采购范围和期限内,申购部门在申报采购计划时,可自主选择协议定点的供应商或商品的品牌和型号。采购项目经财政厅审核通过后,由实验室管理处协调供应商直接供货。

②采购车辆及其它协议定点采购目录范围内设备或服务,按财政厅有关采购规定程序执行。

2)公开招标采购

属《云南省政府采购目录》内的采购项目,采购计划金额达到公开招标数额标准的,必须采用公开招标方式进行采购。

3)非招标采购

属《云南省政府采购目录》内的采购项目,采购项目金额达到限额标准的,可申请以非招标采购方式进行采购,10万元以下可申请自行采购。

4)自行采购必须遵循以下原则:

①申购部门或接受委托的采购代理机构可直接向三家或以上供应商就采购项目询价文件或询价函让其报价;

②供应商必须在规定时间内递交报价文件; 

③供应商只能一次报出不得更改的价格,并对询价文件所列出的全部商务、技术要求做出承诺;

④申购部门需对询价文件作实质性变动的,询价组织单位应以书面形式告知所有被询价的供应商;

⑤申购部门采购工作组对在报价截至时间内供应商提交的报价文件进行评审,如有疑问的,可以书面形式或者当面向供应商进行质询,质询内容不得涉及对询价文件或报价作实质性变更;

⑥申购部门采购工作组按照询价文件规定的评定标准进行评议,根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商;

⑦部门党政联席会(主任办公会或处务会)应对采购结果进行审核确认;

q申购部门形成询价结果报告后,汇总相关询价材料后报实验室管理处备案。

第十条      招标与中标环节的管理

(一)对部门集中采购的项目,采购代理机构应邀请3名相关专业专家对采购文件进行审核。申购部门需参考专家意见对采购文件进行修改。

(二)开标前,申购部门和有关工作人员不得向他人透露已获取采购文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

(三)采购项目开标时,纪检监察室、审计处应派工作人员全过程参与监督;申购部门可按政府采购有关规定推荐专家评委参加项目评审,推荐专家需携带由申购部门主要负责人签字、加盖部门公章的委托授权函参加评标(如无特殊情况,申购部门其他人员一律不得进入评标会场);实验室管理处需委派工作人员全程参与,以及时处理相关突发问题。参加评标的申购部门代表如与供应商有利害关系的,应于评标前依法主动提出回避,并及时调整参加评标的代表。

(四)评标开始时,成立项目评标委员会,评标委员会成员由财政厅专家库中随机抽取的专家评委及申购部门推荐代表组成。评标委员会组长由财政厅专家库中随机抽取的专家评委担任。评标委员会在纪检监察室、审计处工作人员的监督下,按采购文件约定的评标方法和评标纪律,客观公正地进行评标。

(五)申购部门代表需要在评标会上介绍项目背景和技术要求,应当事先提交书面介绍材料,介绍内容不得存在歧视性、倾向性意见,不得指定品牌,不得误导干预其他评委,不得超出采购文件所述范围,书面介绍材料作为采购项目文件随其他文件一并存档。

(六)如果投标人的报价均超过采购预算价格,申购部门不能支付超额资金的,应作废标处理,重新组织招标采购。

(七)纪检监察室、审计处及实验室管理处工作人员不参与评标,不得发表倾向性意见。

(八)申购部门推荐的专家评委及相关参与评标的工作人员必须对评标过程和结果,以及供应商的商业秘密进行保密。

(九)定标。中标金额为公开招标数额标准以下的采购项目,按项目评标委员会推荐供应商顺序,经实验室管理处、纪检监察室、审计处汇签后,报实验室管理处分管校领导审核,确定中标单位;中标金额为公开招标数额标准以上的采购项目,由实验室管理处报校长办公会确定中标单位。

第十一条  合同签订环节的管理

(一)省级政府采购合同及由实验室管理处组织的学校自行采购项目合同,由实验室管理处组织签订。

(二)申购部门项目经办人需对合同文本进行审核,提出修改意见后,报部门采购工作组进行审核,并经部门主要负责人签字确认,提交实验室管理处审核签订。

(三)涉及合同变更的项目,各申购部门需提前按以下合同变更程序申报实验室管理处审批,并及时签订补充合同。

1.申购部门项目经办人需上报部门采购工作组进行论证,明确变更原因、变更明细等内容。需追加与合同明细相同的货物或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十;需减少合同明细相同的货物或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同。

2.变更需经部门主要负责人签字确认,提交实验室管理处审核签订。

(四)各申购部门须监督供应商按合同约定供货,未按签订合同供货的项目,一律不予验收,纪检监察室将追究申购部门相关负责人责任。

第十二条  验收环节的管理遵照学校相关验收管理办法执行。

第十三条  资金支付环节的管理

由供应商按合同有关约定向项目资金负责部门申请资金支付,所需材料按学校财务有关规定执行。

第十四条  采购信息公告管理

采购信息由采购代理机构或实验室管理处按管理权限,分别在省财政厅指定的政府采购信息发布媒体发布进口产品申请公示、单一来源采购申请公示、招标公告、中标公告、合同文本公示、自行采购结果公示等公告。属学校自行采购项目的采购信息,在学校校园网上发布公告。公告及公示时间按政府采购有关规定执行。

第四章  采购代理及进口代理机构选择与考核

第十五条  采购代理机构的选择

(一)实验室管理处通过招标方式,确定若干个具有政府采购资质的采购代理机构作为学校日常委托代理备选单位。

(二)由实验室管理处从备选的采购代理机构中根据采购代理机构的资质、特长和服务情况确定采购项目委托采购代理机构并办理委托。

第十六条  进口代理机构选择

(一)实验室管理处通过招标方式,确定若干个具有外贸代理资质的公司作为学校日常委托的外贸代理备选单位。

(二)涉及进口货物,中标供应商须从学校确定的外贸代理备选单位中选择其中一家作为进口货物外贸代理机构,学校与选中的外贸代理单位签订委托代理协议,相关费用由中标单位承担,实验室管理处负责办理相关手续(包括报关与免税、商检等)。

第十七条  实验室管理处对采购代理或进口代理机构的考核实行动态考核管理。采购项目实行委托代理招标或代理进口后,申购部门、纪检监察室、审计处等相关职能部门也可通过现场监督、征求供应商意见等途径对采购或进口代理机构进行考核,适时收集代理机构信用资料,动态管理。对发现违法违纪行为的,撤消其委托代理资格;造成学校损失的,学校有权依法追究代理机构相应法律责任。

第五章  监督检查

第十八条 纪检监察室、审计处负责对各采购环节实施监督和检查,发现相关部门或人员有违规、违法行为,有损害学校利益,为个人或他人谋取私利的,依据法律法规和党风廉政建设责任制等有关规定,对相关部门或责任人给予相应的问责、党纪、政纪处分和组织处理,涉嫌违法犯罪的,移交司法机关处理。

第十九条 申购部门或相关工作人员有下列情形之一,构成犯罪的,依法追究刑事责任;尚不构成犯罪的,按照有关法规给予处分,并予通报:

(一)与投标人恶意串通的;

(二)在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的;

(三)在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的;

(四)开标前泄露已获取采购文件的潜在投标人的名称、数量或者其他可能影响公平竞争的有关招标投标情况的;

(五)申购部门将应当实行集中采购的项目化整为零或以其他方式规避集中采购,将应当实行公开招标或协议定点采购的货物、服务化整为零或以其他方式规避公开招标或协议定点采购;

(六)擅自变更、中止或者终止政府采购合同;

(七)不经政府采购程序,部门或个人私自确定采购单位并进行采购。

第六章   

第二十条 学校将根据国家及云南省有关政府采购法律、法规及规定对本办法进行适时修订。

第二十一条  本办法所列管理规定不适用于学校工程建设采购项目。

第二十二条  经学校授权的后勤保障处物资采购、图书馆图书采购等部门可参考本办法制订相应采购管理规定。

第二十三条  涉及横向科研经费等非财政性资金的采购,申购部门可向实验室管理处提出采购申请,由实验室管理处参考本办法采购程序,组织采购。

第二十四条  本办法未涉及的事项,按国家、云南省有关文件规定执行。原学校有关规定与本办法相抵触的,以本办法为准。

第二十五条  本办法由实验室管理处负责解释。

第二十六条  本办法由校长办公会议通过,自发布之日起实施。

 

附件:1.昆明理工大学货物及服务采购立项环节流程图

2.昆明理工大学货物及服务采购招标环节流程图

3.昆明理工大学货物及服务采购合同签订、验收及

支付环节流程图

 

昆明理工大学办公室

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